Intranet voor bibliotheken: van 1.0 naar 3.0

Jan de Waal
04-07-2011
Intranet voor bibliotheken: van 1.0 naar 3.0 Bibliotheekorganisaties zijn door de vorming van basisbibliotheken groter en complexer geworden. Een bibliotheek met meerdere vestigingen en 100 personeelsleden is heel normaal. En de komende jaren worden ze waarschijnlijk nog groter. Om de organisatie toch een geheel te laten vormen, is een intranet als technisch sociaal bindmiddel van groot belang. Medewerkers kunnen daardoor een actievere rol in de organisatie spelen.
Een intranet geeft de organisatie en de mensen die er werken de mogelijkheid om communicatie en ontmoeting binnen en tussen bibliotheken te organiseren en te bevorderen. Hiernaast kan het intranet de basis vormen voor kennismanagement op provinciaal of landelijk niveau. Kennismanagement draait om de kennis die personen hebben en het toegankelijk maken daarvan. Denk aan die collega die veel ervaring heeft met procedures in HKA’s Wise, of die veel kennis heeft van jeugdliteratuur, klassenbezoeken of de iPad. In een bibliotheek van 25 man is die ene collega snel gevonden, maar in een organisatie van 100 man of meer? Daar zullen veel mensen verbaasd zijn als ze horen dat iemand kennis heeft van bijvoorbeeld Joomla: ‘Goh, ben jij goed met Joomla!? Hadden we dat maar eerder geweten, dan hadden we geen extern persoon hoeven inhuren.’ Het is daarom belangrijk in kaart te brengen over wat voor kennis iemand beschikt. Maar daarmee eindigt het niet: die kennis moet ook toegankelijk gemaakt worden.

Van 1.0 naar 3.0
De meeste bibliotheken gebruiken een intranet vooral om medewerkers te informeren en handleidingen en regeltjes te ventileren. Allemaal belangrijk en noodzakelijk zelfs, maar dit 1.0 intranet is onvoldoende om spirit in je organisatie te krijgen. Er is behoefte aan een intranet dat de communicatie tussen alle deelnemers van een organisatie bevordert, zodat die vrij en open met elkaar in contact kunnen komen. Naast informeren is communiceren, delen van kennis en elkaar attenderen van belang. 
Het nieuwe intranet van bibliotheken moet een sprong maken van een 1.0-intranet naar een 3.0-versie. Willen bibliotheken meedraaien in de veranderde digitale samenleving, dan moet het 3.0-element centraal staan. 
In het boek Society 3.0 van Ronald van den Hoof staat een schema van Marco Derksen (van o.a. Marketingfacts) die de 3.0-versie visualiseert en beschrijft:

Schema Society 3.0

‘Door de opkomst van digitale media (die in toenemende mate via internet aan elkaar gekoppeld zijn) wordt de afstand tussen instituten en individuen steeds kleiner. We komen vanuit het 1.0-tijdperk, waarbij instituten hun boodschap via traditionele media uitdragen naar hun doelgroep (zenden) en waarbij de macht bij de instituten ligt. In het 2.0-tijdperk krijgen individuen steeds meer mogelijkheden om hun eigen boodschap te delen met hun omgeving (dialoog), waardoor de invloed van het individu toeneemt. In onze visie leidt dat tot het 3.0-tijdperk, waarin de hiërarchische verhouding tussen instituten en individuen verdwijnt en waarbij steeds meer op basis van gelijkwaardigheid wordt gecommuniceerd en samengewerkt. We spreken daarbij van de participerende klant, burger of patiënt. Sociale media en andere technologische ontwikkelingen dragen ertoe bij dat de communicatie en samenwerking steeds intelligenter en beter verloopt, waarbij producten en diensten op persoonlijke situaties zijn afgestemd.’
Bron: Society 3.0 p. 144-145

Oefenplaats 
Werknemers moeten uitgedaagd worden om te werken met deze sociale middelen en dat moet door het management als volwaardig worden gezien. Het managementteam moet volledig achter de nieuwe vorm van informatie delen staan. Wie een 3.0-intranet gaat inrichten, moet ook naar de eigen bibliotheekorganisatie durven kijken, maar dat gaat de komende jaren sowieso op ons af komen.
Intranet is een pullmedium: men moet zelf op zoek naar de informatie die nodig is, terwijl e-mail een pushmedium is: men krijgt gepaste en relevante informatie voorgeschoteld. Daarom moet aan een intranet altijd een automatische nieuwsbrief gekoppeld worden. Een lichtkrant als screensaver met het laatste nieuws uit het intranet kan ook als pushmedium ingezet worden.
Alle nieuwsberichten, beleidsbeslissingen en discussies zijn alleen via het intranet beschikbaar. Ook alle verslagen van bijeenkomsten en vergaderingen zijn daar te vinden en worden niet rondgestuurd. Iedereen mag alles lezen in een open 3.0-omgeving. Uiteindelijk moet het intranet het gevoel geven dat het the place to be is. Iets dat men dagelijks bezoekt, niet omdat het moet maar omdat het noodzakelijk is en men er energie vandaan kan halen. 
Een discussie (bijvoorbeeld in een wiki) over invoering van een tariefsverhoging wordt gedragen door alle lagen van een organisatie en bij een beslissing worden alle argumenten meegenomen en is duidelijk waar de keuzes liggen. Open en veilige communicatie is de basis. Een intranet moet uitdagen en prikkelen, het heeft zijn eigen marktplaats, twitterfontein en Flickr. De 23 dingen-tools vormen een logisch onderdeel ervan.


Intranet NaardenBussum


Intranet voor bibliotheken
De basis voor dit nieuwe intranet is Joomla! 1.6 cms. Met Joomla kun je relatief eenvoudig werken en vernieuwende elementen toevoegen en het is relatief goedkoop te ontwikkelen. Veel bibliotheken werken al met Joomla. Omdat Joomla open source is en door een wereldwijde gemeenschap gedragen wordt, verschijnen er bij iedere nieuwe trend ook Joomla-toepassingen. 
De opzet is om een complete Joomla intranetsite door zoccolo.nl te laten ontwerpen en deze te voorzien van alle programma’s voor een 1.0-, 2.0- en zelfs 3.0-intranet. Wie denkt dat zijn bibliotheek nog niet toe is aan een 3.0-intranet, kan deze elementen uitzetten, maar mist natuurlijk wel een kans. Men kan dit intranet zelf installeren op een eigen server, ergens hosten op een server, of dit laten doen door specialisten van de Blauwe Brug, de serviceorganisatie voor bibliotheken in Overijssel. Zij hebben onder meer de Joomla site van Deventer (en andere Joomla sites) in Overijssel verzorgd.
Voor een basisintranet zal een eenmalig bedrag gevraagd worden van 250 à 500 euro. Verdere kosten zijn afhankelijk van eigen wensen en mogelijkheden. Regelmatig updaten van Joomla is verplicht om een veilig intranet te behouden; dit onderhoud kan men zelf doen of laten uitvoeren. Om de kosten zo beperkt mogelijk te houden, zal er een apart blog ingericht worden voor achtergrondinformatie, scholingen, delen van informatie en discussies over het bibliotheekintranet. Wie belangstelling heeft, kan contact opnemen met Erwin Dekker: erwin.dekker@blauwebrug.nl

Kenmerken 1.0 en 2.0
Kenmerk 1.0: MT, directie en stafafdelingen vullen het intranet met voornamelijk mededelingen, verslagen en officiële stukken. Het intranet is vrij statisch en wordt door medewerkers als een nuttige en noodzakelijke informatiebron gezien.
Kenmerk 2.0: MT, directie, stafafdelingen en een redacteur vullen het intranet met voornamelijk mededelingen, verslagen en officiële stukken. Het intranet laat toe dat medewerkers reageren op mededelingen van de directie of op plannen. Het intranet is minder statisch, doordat men diverse rubrieken via een invulformulier van content kan voorzien. De redacteur gaat actief op zoek naar nieuws. Het intranet wordt door medewerkers als een nuttige en informatieve informatiebron gezien. 
Een intranet 2.0 voegt een aantal extra interactieve zaken toe, zoals:
Actief intern nieuwsbeleid: uit de verslagen van MT, OR, PR.
Bepaalde rubrieken worden door medewerkers aangedragen, zoals ‘lief en leed’, discussie bij OR-plannen, ruimte voor de personeelsvereniging.
Medewerkers mogen ideeën indienen voor de jaarplanning of activiteiten.
Intranet

Kenmerken 3.0
Een intranet 3.0 geeft iedereen in de organisatie de ruimte om zelf discussies, meningen en informatie te starten. Alle onderdelen van 1.0 en 2.0 zijn opgenomen, maar de bevoegdheden van alle medewerkers zijn gelijk aan MT-leden en redactieleden. Iedereen kan organisatiegerelateerde informatie kwijt op het intranet. Directieplannen worden als een open discussie op het intranet geplaatst en al dan niet aangepast naar aanleiding van de argumenten en opmerkingen van de medewerkers. Wiki kunnen hierbij behulpzaam zijn. Hierdoor worden beleidsbeslissingen organisatiebreed aangepast en gedragen. Alle informatie - verslagen, beleids- en andere notities - is voor iedereen toegankelijk en kan van opmerkingen worden voorzien. De mening van iedere medewerker wordt als belangrijk gezien. Een Twitterfontein van de medewerkers vormt een kennisbron voor iedereen. 
Het intranet is aantrekkelijk vormgegeven en combineert persoonlijke zaken (verjaardagen en belangrijke privézaken) met organisatienieuws (actieve nieuwsdeling van organisatiezaken) en met praktische zaken (nieuwste handleidingen en procedures). 
Extra 3.0 elementen zijn:
Wiki’s.
Kennismanagement.
Twitter.
Iedereen is bevoegd op intranet discussies te starten of documenten te plaatsen.
Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen ‘persoonlijke’ wie is wie pagina.
Ebay of Marktplaats voor medewerkers, waarop naast goederen ook diensten aangeboden kunnen worden.
Extra functionaliteit (optioneel):
Helpdesk en/of storingen melden.
Bestelsysteem voor kantoor-, bibliotheek- en administratieve benodigdheden.

Tekst: Jan de Waal


Bronnen
- http://www.sophieschoice.net/2011/06/19/usability-kennismanagement-en-intranet-hoe-het-moet/
- http://www.frankwatching.com/?s=intranet
- Society 3.0 http://www.society30.com/ 
- Intranetoptimalisatie.pdf http://igitur-archive.library.uu.nl/student-theses/2009-0320-202429/J%20Bloemendal%20-%20Thesis%20Intranetoptimalisatie.pdf
-Handboek intranet, Willem Hendrikx. ISBN 90-12-09973-0
- Intranet als praktisch communicatiemiddel, Roel Brandsma & Peter Spijker. ISBN 90-13-01084-9

Bibliotheken met een Intranet

Van een aantal bibliotheken heb ik hun intranet kunnen bekijken en de onderstaande lijst van basiselementen van een intranet 1.0 is grotendeels een optelsom van al hun diensten.
Deelnemende bibliotheken zijn: Biblionova (Google apps), Hardenberg (Joomla intranet), Helmond-Peel (Sharepoint), Basisbibliotheek Maasland (eigen / HKA ontwerp), Naarden-Bussum (Joomla). 

Iedere bibliotheek had sterke kanten:
Biblionova: veel in- en extern nieuws, praktische handleidingen en koppeling met docs.
Hardenberg: prima zoeken op het intranet.
Naarden-Bussum: medewerkers kunnen zelf memo’s plaatsen.
Helmond-Peel: veel informatie voor medewerkers en Oss heeft een automatische nieuwsbrief, bestelsysteem en een handige wie is wie.

Basiselementen van een intranet

Algemeen
- Zoeken in het gehele intranet
- Nieuwsrubriek
- Overzichtelijk menu: logische indeling op basis van belangrijkheid
- Regelmatig ontvangt iedereen een nieuwsbrief met mededelingen uit het intranet 
- Visueel aantrekkelijk
- Alle mededelingen, verslagen en activiteiten verlopen alleen via het intranet
Handleidingen
- Bibliotheeksysteem
- Procedures, hoe te handelen bij....
- Werkzaamheden
Bestuur
- Bestuurszaken
- Naam + foto bestuursleden
- Bestuursverslagen
Personeel
- Wie is wie met foto, e-mail, telefoon, vestiging, functies en uitgebreide informatie over deskundigheid
- Verjaardagskalender: verschijnt automatisch op de nieuwsrubriek 
- Telefoonlijst
- Lief en leed rubriek
- Prikbord (te koop, op zoek, recepten) 2.0-element
Personeelszaken
- Formulieren: aanvragen verlof, vakantie
- FUWA functieomschrijvingen
- Vakantieplanning
- CAO
Organisatie
- MT-leden, MT-verslagen 
- Organisatieschema
- Vergaderschema
- Openings- en sluitingsschema
- Jaarplannen
- Jaarverslag
- Beleidsplannen
- Resultaten/metingen
- Indeling en doel werkgroepen
- Indeling en doel projecten
- Indeling en doel kennisgroepen
- BHV
PR
- Persberichten
- Voorbeeldpersberichten
- Richtlijnen persbericht 
- Lay-out
- Projecten en activiteiten
- Krantenberichten
OR
- Samenstelling 
- Verslagen en nieuws 
- Vergaderschema 
- Wiki OR (2.0 element)
Personeelsvereniging
- Verslagen
- Foto’s




12

Reacties op dit artikel (1)

jan de waal
7-7-2011 21:31
 Intranet 3.0 Plus

Het verhaal over intranet is ook opgepikt door bibliotheek.nl. Bij de intakegesprekken bleek dat veel bibliotheken ook om een intranet vroegen. Een koppeling met de nieuwe landelijke infrastructuur zal een "plus" vormen op de geschetste plannen. De opzet blijft dat het intranet 3.0 een lokale verbinding is tussen de mensen die daar werken maar sommige nieuwszaken, discussies en documenten kunnen landelijk gedeeld worden. We gaan onderzoeken, zonder de snelheid uit het project te halen, welke koppelingsmogelijkheden er zijn. Ik verwacht wel meerwaarde maar voorop staat dat intranet voor een bindmiddel is voor de plaatselijke en regionale bibliotheekorganisaties.
Populair gezegd  "we nemen het mee"